Früher noch umständlich in Aktenarchiven verwahrt, wird ein Großteil unserer Dokumente heute elektronisch gespeichert. Das hat den Vorteil des schnellen Zugriffs und der stark vereinfachten Verwaltung, oftmals geschieht diese mithilfe intelligenter Dokumenten-Management-Systeme. Sobald sich ein Schriftstück oder Bild auf Papier findet, das in digitale Form überführt werden soll, kommt der Scanner ins Spiel. Er ist praktischer Digitalisierter und findet in jedem Büro seinen festen Platz.
Wie bei jedem technischen Gerät gelten auch beim Scanner bestimmte Qualitätskriterien und Merkmale:
Insbesondere beim Scannen von Bildern kommt es auf die Auflösung eines Scanners an. Hier gilt bis zu einem gewissen Rahmen: je höher die Auflösung, desto mehr Details kann das Bild aufweisen. Die Kennzahl der Auflösung ist der sogenannte DPI-Wert. Dieser gibt an, wie viele einzelne Pixel sich auf einem Zoll Bildfläche befinden. Der DPI-Wert kann auch, je nach Art der Bildvorlage, variabel justiert werden. Müssen die eingescannten Bilder etwa nicht vergrößert und bearbeitet werden, so reichen meist Auflösungen um 300 DPI, andernfalls sollten es schon 600 DPI sein. Noch höhere Auflösungen sind für diesen Zweck nicht erforderlich und bringen auch keine Qualitätsverbesserungen mehr mit sich. Möchte man hingegen Negative oder alte Dias einlesen, sollte die Auflösung aufgrund der verschiedenen Bildvorlagen wesentlich höher ausfallen (zwischen 2500 und 4000 DPI). Es ergibt keinen Sinn, Schriftstücke mit höchster Auflösung zu scannen, da die Dateien sonst immer größer werden und ein sehr großes Archiv so schnell den Speicher ausreizen kann. Bei Schriftstücken reichen also in der Regel 300 DPI völlig aus.
Unter dem Begriff Farbtiefe versteht man den Informationsgehalt pro Pixel der vom Scanner eingelesen werden kann. Bei einem unterschiedlich farbigen Bild besitzt jeder einzelne Bildpunkt unterschiedliche Farbausprägungen. Hier können dann wesentlich mehr Farbtöne unterschieden werden als bei einem schwarz-weißen Bild. Bei einem Schwarzweißfoto sind lediglich unterschiedliche Ausprägungen möglich, das entspricht einer Farbtiefe von 1 Bit, bei unterschiedlichen Grau- und Schwarztönen. Bei 256-farbigen Bildern sind es schon 8 Bit. Mit zunehmender Bit-Zahl erhöht sich auch die Lebendigkeit der Farben des Bildes. Für Fotos sollten es mindestens 16, besser aber noch 32 Bit sein.
Besonders beim häufigen Scannen einer Vielzahl von Schriftstücken ist die Geschwindigkeit eines Scanners von nicht zu unterschätzender Bedeutung. Daher sollten insbesondere die Dokumentenscanner ein flottes Tempo vorlegen können. Die Hersteller machen häufig Angaben über die Geschwindigkeit einer gescannten Zeile oder eines DIN-A4-Blatts. Meistens werden unterschiedlichen Geschwindigkeiten, je nach verschiedenen Auflösungen angegeben. Denn je geringer die Scan-Auflösung eingestellt ist, desto schneller können Vorlagen eingescannt werden (was jedoch Qualitätseinbußen mit sich ziehen kann).
Bei der CIS-Technologie (Compact Image Sensor) kommen LED-Leuchtdioden zum Einsatz. Diese sind stromsparend und bedürfen keiner längeren Aufwärmzeit. Ein Nachteil dieser Technik ist jedoch die relativ geringe Tiefenschärfe, es können lediglich sehr flache Dokumente in überzeugender Qualität eingelesen werden. Die mit der CIS-Technik ausgestatteten Geräte können allerdings mit einer flacheren Bauweise sowie einer kostengünstigeren Fertigung punkten.
Das Geheimrezept für eine gute Tiefenschärfe sind die sehr hellen Lampen der CCD-Scanner (Charged Couple Device). Diese sind stromhungriger, können jedoch Fotos schnell und schön scharf einscannen. Darüber hinaus kommen CCD-Scanner auch mit nicht ganz glatten Vorlagen besser zurecht, ihre Bauweise ist deshalb nicht ganz so kompakt.
Jeder gängige Scanner besitzt einen USB-Anschluss zur Verbindung mit dem Computer, bestenfalls ist dieser auf den aktuellen USB 3.0 Standard geeicht. Darüber hinaus haben viele Scanner einen Firewire-Anschluss. Dieser ermöglicht sehr schnelle Datentransfers - nicht jeder Computer besitzt allerdings einen solchen Anschluss. Alte Scanner werden oft noch über die veraltete, serielle Schnittstelle verbunden, diese ist jedoch unter anderem sehr langsam und daher nicht mehr zeitgemäß. WLAN-Verbindungen ermöglichen komfortabel den drahtlosen Transfer der eingescannten Bilder und Dokumente auf den Computern.
Mit der Leistung eines Scanners erhöht sich in aller Regel auch dessen Stromverbrauch. Flachbettscanner mit CIS-Technologie sind meistens stromsparender. An kleinen Arbeitsplätzen spielen auch Faktoren wie Größe und Gewicht des Scanners eine Rolle, Flachbettscanner sind beispielsweise häufig relativ groß. Man sollte sich im Vorhinein gut überlegen, wo der Scanner platziert werden soll, gerade in Büros müssen oft mehrere Leute auf den Scanner zugreifen können. Mit stationären Scannern ist man unflexibel, sie können nur an einem einzigen, zentralen Ort verwendet werden. Viele Scanner (darunter häufig Flachbettscanner) verursachen störende Geräusche, die ein konzentriertes Arbeiten erschweren können.
Viele Scanner können gescannte Inhalte direkt in unterschiedliche Dateiformate umwandeln (z. B. scan-to-PDF), ein zeitraubendes Bearbeiten entfällt also. Diese Dateien können dann auch direkt vom Scanner aus an einen E-Mail-Adressaten (scan-to-email) oder einen Cloud-Speicher gesendet werden (scan-to-cloud).
Scanner gibt es in verschiedenen Ausführungen und für unterschiedliche Zwecken: stationär oder mobil, mittels Kabel oder Funk, für Dokumente und Bilder oder für Dias und Negative. Je nach Zweck kommen unterschiedliche Scanner zur Anwendung. Im folgenden Abschnitt werden die gängigen Scanner-Typen kurz vorgestellt.
Diese gängige Scanner-Art ist weitverbreitet und bewährt. Der Flachbettscanner eignet sich sehr gut zum Einscannen von Dokumenten und erfasst gängige Formate wie A4 oder aber auch teils A3. Mit großformatigem Flachbildscanner können sogar Vorlagen bis zu einer Größe von DIN A0 gescannt werden. Er verfügt über eine große Glasfläche, auf dieser werden die zu scannenden Objekte nach unten aufgelegt und die Abtasteinheit bewegt sich langsam über sie hinweg. Der Flachbettscanner eignet er sich besonders für flache Vorlagen wie einzelne Seiten oder Fotos. Hier können die verschiedensten Objekte mit unterschiedlichen Formaten auf die Glasfläche gelegt werden. Bei dickeren oder etwas welligen Vorlagen treten allerdings Qualitätsverluste auf. Vorteile des Flachbettscanners:
Wie sein Name bereits vermuten lässt, ist der Dokumenten-Scanner speziell auf das Scannen von Dokumenten ausgerichtet. Er ist in der Regel etwas platzsparender als der Flachbettscanner und kann vor allem bei der Digitalisierung großer Archive seine Stärken richtig ausspielen. Besonders beim Scannen von vielen, mehrseitig und beidseitig bedruckten Papieren sind andere Scanner-Typen eher ungeeignet. Dokumentenscanner verfügen über eine zweite Scanzeile für die Rückseite, sowie intelligente Papierzufuhr- und Einzugssysteme. Es lassen sich automatisch mehrere Blätter hintereinander einziehen und gleichzeitig von Vorder- und Rückseite scannen. Die Blätter werden dazu einfach auf den Einzug gelegt. Der Einzugsscanner kann jedoch nicht alle Vorlagen gut verarbeiten, Textausschnitte aus Zeitungen, Visitenkarten, Ausweise oder Fotos kann er nicht oder nur schlecht einziehen und scannen. Ein manuelles Positionieren der Scanvorlagen entfällt durch die Einzugstechnik, die Dokumente sofort korrekt justiert und einzieht. Zusammenfassend kann man sagen, dass sich der Dokumentenscanner optimal für das schnelle Erfassen von vielen Schriftstücken eignet.
In Büros findet man vielmals folgende technische Ausstattung: Drucker, Scanner, Fax- und Kopiergeräte. Diese benötigen viel Platz und außerdem sind die Anschaffungskosten von gleich vier Geräten hoch. Hier kommt das Multifunktionsgerät ins Spiel. Steht man vor der Anschaffung von Drucker und Scanner gleichzeitig ist ein Multifunktionsgerät durchaus eine Option. Einfache Scans kann ein Multifunktionsgerät nämlich meistens ordentlich durchführen und bietet so Standard-Nutzern befriedigende bis gute Ergebnis. Sind die Ansprüche höher gesteckt, können die Geräte meistens nicht mit einzelnen Scannern Stand halten und sind daher nicht für jeden Einsatzzweck geeignet. Professionelle Einzugssysteme fehlen oft und die Qualität der Scans von Multifunktionsgeräten kann nicht mit denen von hochwertigeren Scannern mithalte.
Dieser Scanner scannt Negative und Dias in bestmöglicher Qualität, was die digitale Archivierung von Fotos vergangener Zeiten erlaubt. Kindheitserinnerungen, Fotos von den Eltern und Großeltern können so auch mithilfe von PC, Smartphones oder Tablet mit Freunden und Bekannten via Social Media, E-Mail oder Messenger geteilt werden. Diascanner sind sehr viel kompakter als Flachbett- oder Einzugsscanner, besitzen ein eigenes Display und sind ausschließlich auf das Scannen von Negativen und Dias spezialisiert. Derartige Scanner arbeiten nicht wie normale Flachbettscanner durch das Abtasten der einzelnen Zeilen, sondern fotografieren die Dias und Negative mit einer speziellen Kameraeinheit, was eine ungemeine Beschleunigung der Scans mit sich zieht. Dies geschieht geräuschlos und der Diascanner muss beim Scannen nicht zwangsläufig an den Computer angeschlossen werden - er speichert die Bilder auch intern auf Speicherkarten. Die Qualität der Bilder wird durch die Eigenschaften der verbauten Kamera bestimmt.
Normale Computerscanner sind häufig sperrig und schwer, aufgrund ihres Stromanschlusses sind sie zudem ortsgebunden. Wem dies ein Dorn im Auge sein sollte, der wirft einen Blick auf die praktischen und mobilen Handscanner. Diese sind ohne weiteres unterwegs nutzbar und gewährleisten einen schnellen und unkomplizierten Scanvorgang. Der Handscanner ist nämliche in Sachen Geschwindigkeit sehr fix unterwegs; binnen weniger Sekunden kann er beispielsweise Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Bilder oder aber auch Flyer einscannen.
Generell lassen sich die Qualitätskriterien hinsichtlich Auflösung, Geschwindigkeit und Format eines stationären Scanners auch auf den Handscanner übertragen. Man sollte auch hier darauf achten, dass es verschiedene Auflösungen gibt, beispielsweise 300, 600 und 900 DPI. So kann der Scanner die unterschiedlichen Vorlagen in passender Auflösung einlesen. Der gängige Standard, den die Handscanner einscannen können, ist das A4-Format, selten werden nur kleinere Formate unterstützt. Die Scann-Geschwindigkeit des Handscanners bewegt sich im Bereich von wenigen Sekunden und ist abhängig von der eingestellten Auflösung. Da der Handscanner mobil benutzt wird, ist eine lange Akkulaufzeit wichtig, manche Scanner arbeiten hingegen mit normalen Batterien. Ferner sollte er ergonomisch geformt und vor allem nicht zu schwer sein, um ein angenehmes Scannen zu ermöglichen. Eine einfache Bedienung wird durch ein eingängiges Bedienkonzept und das Vorhandensein eines ausreichend großen Displays sichergestellt. Aktuelle Handscanner speichern die Bilder im JPEG- und PDF-Format auf (micro)SD-Karten ab. Wer viele Inhalte in hoher Auflösung scannt, sollte unbedingt auf eine ausreichend große Speicherkapazität achten. Wichtige Features sind eingebaute Strichcode/Barcode-Leser und eine komfortable Verbindung (mittels WLAN und Bluetooth) zu mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet.
Funkscanner sind Handscanner, die gescannte Daten sofort per Funk an ein Empfangsgerät weiterleiten. Der Funkscanner bietet besonders dort Vorteile, wo sehr schnelle Übertragungen ohne lästige Kabel nötig sind. In der Wirtschaft werden sie häufig in Lagern und im Transportwesen eingesetzt. Ein zeitaufwendiger Anschluss an ein Empfangsgerät entfällt, die gescannten Informationen werden in Windeseile per Funk übertragen. Auch in der Warenwirtschaft sind Funkscanner eine hilfreiche Lösung. Wird beispielsweise neue Ware eingelagert, kann diese abgescannt und die Daten direkt drahtlos an das Warenwirtschaftssystem übertragen werden. Einige Modelle der Bluetooth-Klasse 1 erreichen eine Funkstrecke von bis zu 100 Meter, Klasse 2-Modelle sind eher für den Gebrauch in unmittelbarer Umgebung zur Basisstation ausgelegt. Ihre Reichweite beträgt max. 15 Meter. Werden Funkscanner in Gebäuden verwendet, muss damit gerechnet werden, dass sich Hindernisse – wie Wände, Regale, etc. – negativ auf die Reichweite der Funkscanner auswirken.
Sollten der Aktionsradius größer sein, so kann auf Funkscanner mit Schmalband-Technik zurückgegriffen werden, die maximale Funkstrecke beträgt 50 Meter. Hierbei wird das Datenkabel durch eine Schmalband-Funkstrecke ersetzt, wodurch der Einsatz einer Basisstation unumgänglich ist. Diese empfängt sämtliche Funksignale des Scanners und sollte daher an einem zentralen Ort aufgestellt werden. Bei dieser Art von Funkscannern wird eine Frequenz von 433 MHz eingesetzt, welche bei drahtlosen Barcode-Scannern weit verbreitet ist und häufig zum Einsatz kommt.