Trotz fortschreitender Digitalisierung ist Kopierpapier im Büroalltag heutzutage immer noch nicht wegzudenken und stellt ein wichtiges Kommunikationsmittel dar. In so gut wie jedem Büro finden sich Drucker und Faxgerät, die mit dem passenden Papier versorgt werden müssen.Je nach Anwendungszweck eignen sich unterschiedliche Papierarten. Vor dem Kauf von Druckerpapier sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Normalpapie, das auch Multfunktionspapier oder All-in-One-Papier genannt wird, kann sowohl für Tintenstrahldrucker als auch für Lasedrucker verwendet werden. Das gängige Normalpapier weist eine geringe bis mittlere Stärke von durchschnittlich 80 g/m² und das allseits bekannte DIN-A4-Format auf. Für einfache Ausdrucke, wie sie tagtäglich in den meisten Büros getätigt werden, ist dieses Format völlig ausreichend. So wird Normalpapier beispielsweise für einfache Rechnungen, Lieferscheine oder Briefe verwendet. Normalpapier ist in der Regel recht günstig und zahlt sich daher besonders bei hohem Druckaufkommen aus.
Bei Tintenstrahldruckern kann es bei der Verwendung von Normalpapier bisweilen zum unkontrollierten Absorbieren von Tinte kommen, was Qualitätsverlusten mit sich zieht. Für Tintenstrahldrucker eignet sich daher besonders Inkjetpapier.
Kopierpapier für Laser- und Farbdrucker zeichnet sich durch eine staubresistente Oberfläche aus und bietet sehr gute Laufeigenschaften.
Die Stärke von Kopierpapier wird als Flächengewicht in Gramm pro Quadratmeter (Grammatur ) angegeben. Drucker- und Kopierpapier gibt es in Stärken zwischen 60 und 260 g/m². Papierstärken unter 80 g/m² sollten eher für die interne Kommunikation als für repräsentative Zwecke genutzt werden. Normalpapier mit 80 g/m eignet sich für Geschäftsbriefe. Für besondere Dokumente wie Zeugnisse, Urkunden, Einladungen oder Flyer empfiehlt sich hingegen Kopierpapier mit höherer Stärke. Dieses vermittelt einen hochwertigen Eindruck und ist in der Regel auch beständiger. Neben DIN A4 ist auch das etwas größere A3 ein gängiges Format, das viele Drucker und Kopierer unterstützten.
Wer beim Ausdruck von Fotos qualitativ hochwertige Ergebnisse erwartet, der sollte unbedingt auf Fotopapier setzen. Dieses ist nämlich mit einer speziellen Schicht überzogen, die dafür sorgt, dass die Tinte absolut gleichmäßig aufgetragen wird und nicht verläuft. Mit glänzendem (“glossy”) Fotopapier kann die Brillanz der Ausdrucke abermals gesteigert werden. Premium-Fotopapier ist mit über 200 g/m² wesentlich dicker als Normalpapier.
Obwohl der Trend immer mehr hin zum papierlosen Büro geht, werden in Unternehmen immer noch enorme Mengen an Papier bedruckt. Daher spielen beim Kauf von Kopierpapier auch ökologische Aspekte eine entscheidende Rolle. Neben recyceltem Sekundärpapier aus Holz gibt es auch Naturpapier aus natürlichen Fasern wie Kokos, Hanf, Blütenblättern, Gräsern oder Körnern. Wenn Sie als umweltbewusstes Unternehmen Wert auf Nachhaltigkeit legen, achten Sie auf die verschiedenen Umweltsiegel. Gänge Siegel sind der blaue Engel, das FSC-, Eco- oder das PEFC- Label.