Outlook ist eine bekannte Software aus dem Hause Microsoft. Sie wurde für Windows und Macintosh entwickelt und fungiert als Personal Information Manager. Zu den Funktionen von Outlook gehören das Abspeichern von E-Mails inklusive Anhang. Es findet keine Verschlüsselung oder Komprimierung statt. Ab Outlook 2002 wurde der Speicherplatz deutlich erhöht, sodass die Nutzer nun eine fast unbegrenzte Kapazität zur Verfügung haben. Der Vorteil der Software liegt darin, dass Sie mehrere E-Mail Konten auf einer Plattform verwalten können. Dies reduziert den Kosten- und den Zeitaufwand. Zudem wird die Übersichtlichkeit erhöht.
Im betrieblichen Bereich wird vor allem die Möglichkeit zur Terminverwaltung geschätzt. Outlook hilft somit bei der Verwaltung von E-Mails und Terminen und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Daten. Dies vereinfacht den Betriebsablauf und sorgt für eine professionelle Organisation. Besonders praktisch ist die Synchronisation mit einem Smartphone oder anderen portablen Geräten. Durch diese Endgeräte ist jederzeit ein Zugriff auf den Terminkalender möglich und Sie können neue Daten direkt eintragen. Im Kalender werden neben der Uhrzeit und dem Namen verschiedene zusätzliche Informationen eingetragen. So ist es möglich, parallel das Geburtsdatum zu notieren. Microsoft hat bei der Entwicklung von Outlook auf Bedrohungen durch Schadsoftware reagiert und einen Schutz vor Phishing eingebaut. Bei diesem Angriff werden Informationen von den Nutzern abgefragt und schadhaft verwendet. Um dies zu verhindern, können die Nutzer eine Symbolleiste integrieren, welche eingehende E-Mails überprüft. Durch verschiedene Skripte und Sicherheitsfragen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Nutzerdaten erlangen.