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Tipps für einen ansprechenden Besprechungsraum

Der Besprechungsraum – ein Ort, an dem neue Ideen entstehen, ein Teambuilding-Prozess vonstatten geht, Projekte besprochen und wichtige Entscheidungen gefällt werden. Heutzutage ist er nicht mehr nur in großen Unternehmen, sondern nahezu auch in allen kleinen Unternehmen fester Bestandteil der Bürolandschaft. Ziel bei der Planung eines Besprechungsraums ist es, eine Wohlfühl-Atmosphäre für konstruktive Meetings zu schaffen und durch die technische Ausgestaltung die Kommunikation zu optimieren. Nachfolgend ein paar Tipps, wie Sie mit Ihrem Besprechungsraum Eindruck schinden können.

So gestalten Sie einen ansprechenden Meeting Raum

Bei der Einrichtung des Konferenzraums sollten Sie darauf achten, ihn durch gestalterische, ergonomische und technische Mittel einen gewissen Wohlfühlcharakter zu verleihen. Ein optisch ansprechender Meeting Raum macht nicht nur auf Geschäftspartner oder Bewerber einen guten Eindruck, sondern wirkt sich auch positiv auf die Motivation der eigenen Mitarbeiter aus. Neben einer behaglichen Arbeitsatmosphäre sollte die eingesetzte Technik ihren Zweck erfüllen.

Die technische Ausstattung

Bei der Verkabelung von Netzwerk- und Multimediakabeln sollte man auf eine saubere Kabelführung achten. Lose Kabel sehen nicht nur unordentlich aus, sondern können sich auch schnell als fiese Stolperfalle entpuppen. Zur elementaren technischen Ausstattung eines Besprechungs- oder Konferenzraums zählen unter anderem Monitor, Beamer und Flipchart für Präsentationszwecke, Videokonferenzsysteme für die standortübergreifende Kommunikation sowie eine Telefonanlage. 

Sorgen Sie für optimale Licht- und Klimaverhältnisse

Gelangt nicht genügende Tageslicht in den Raum, ist für eine angemessene Beleuchtung zu sorgen. Nichts ist nerviger als eine funzelige, flimmernde Beleuchtung, das ist klar. Blenden sollte das Licht allerdings auch niemanden. Es sollte vielmehr ausreichend hell und im Farbton tendenziell lieber etwas wärmer sein – das wirkt einladend und schafft eine positive Atmosphäre. Sie können auch gezielt Lichteffekte oder farbiges Licht einsetzen – das kann den Raum aufpeppen. Übertreiben Sie es jedoch nicht. Ein Besprechungsraum, der mit einer großen Fensterfront und einem schönen Blick ins Freie gesegnet ist, entfaltet einen besonders einladende Wirkung. Hier muss darauf geachtet werden, dass er durch Vorhänge und Rollläden bei Bedarf auch abgedunkelt werden kann. Schlussendlich spielt auch eine gut abgestimmte Regulation des Raumklimas einen wichtigen Faktor für das Wohlbefinden den Meeting-Teilnehmer – neben der Heizung sollte auch eine Klimaanlage vorhanden sein. Regelmäßige Zufuhr von Frischluft sorgt für klare Gedanken.

Ein paar Pflanzen erhöhen den Wohlfühlfaktor

In jedem Meetingraum sollten ein paar ansprechende Pflänzchen wachsen. Das wirkt beruhigend sowie stresslindernd auf die Besucher und verbessert zugleich das Raumklima. Auch können Pflanzen die Raumakustik verbessern. Achten Sie jedoch darauf, dass sich auch jemand im Unternehmen um diese Pflanzen kümmert, denn mit verkümmerten Pflanzen können Sie keinen Blumentopf gewinnen.  Ihnen fehlt der grüne Daumen? Dann setzen Sie am besten auf pflegeleichte und robuste Pflanzen wie den Drachen- und Gummibaum oder den Bogenhanf.

Ruhe und Schallschutz

Im Besprechungsraum werden teils sensible Gespräche geführt – diese sollen nicht nach außen dringen und auf dem gesamten Flur mitgehört werden.
Natürlich sollte auch kein Lärm von außen nach innen dringen, der die Meeting Teilnehmer stört und ablenkt. Mit speziellen Schallschutz-Maßnahmen optimieren Sie die Akustik und machen  Ihren Besprechungsraum zum Ruhepol. Lassen Sie sich hierzu im Baumarkt über die vielfältigen Möglichkeiten des Schallschutzes beraten.

Bequeme und ergonomische Möbel

Wer schon einmal bei einem längeren Meeting über mehrere Stunden auf einem unbequemen Plastikstuhl gesessen hat, wird gut gepolsterte Möbel zu schätzen wissen. Und wer gut und ergonomisch sitzt, arbeiten produktiver. Reflexionen des Tisches sollten vermieden werden. Machen Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken über die Anordnung der Möbel.

Lassen Sie Ihr Corporate Design einfließen

Zum Corporate Design eines Unternehmens zählen unter anderem das Firmenlogo, Firmenfarbe, Firmenschriftart, Flyer, Aufkleber etc. Verschaffen Sie Ihrem Besprechungsraum ein einheitliches, unverkennbares Erscheinungsbild mit Wiedererkennungswert.

Sauberkeit & Ordnung

Ein Meetingraum kann noch so schön gestaltet sein, wenn allerdings die leeren Kaffeetassen, Flaschen und Notizen vom Vortag beim nächsten Meeting noch herumstehen, wird sich niemand wohlfühlen. Daher gilt: nach jedem Meeting sollte der Raum aufgeräumt und bei offensichtlichen Verunreinigung sofort geputzt werden.

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