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Die standortübergreifende Kommunikation realisieren

Um standortübergreifend produktiv zusammenarbeiten zu können, bedarf es der nötigen technischen Rahmenbedingungen sowie der passenden Software Tools. Moderne Telekommunikationssysteme tragen maßgeblich zum Erfolg des vernetzten Arbeitens bei. Durch den planvollen Einsatz moderner Kommunikationstechnik und der passenden Infrastruktur lässt sich standortübergreifendes Arbeiten in vielen Bereichen im Jahr 2020 relativ einfach realisieren. 

All-in-One PCs und Notebooks als Basis für’s Homeoffice

Wer von zu Hause aus arbeitet, sollte optimalerweise über einen fest installierten Arbeitsplatz und einen Computer samt Monitor verfügen. So lässt es sich in der Regel am produktivsten arbeiten. Eine praktische Alternative zum herkömmlichen PC stellen All-in-one-PCs dar. Ein All-in-One-PC ist ein Komplettsystem aus PC und Monitor. Häufig sind in diesem Paket auch gleichzeitig Maus und Tastatur inbegriffen. Mit einem All-in-One-System erhalten Sie also alle benötigten Komponenten für’s Homeoffice auf einen Schlag und müssen sich diese nicht extra noch umständlich zusammenstellen. Mit solch einem System sind Sie dank integrierter Webcam auch bestens für Videokonferenzen gerüstet und können sich somit optimal mit Ihren Kollegen austauschen. 

Platzsparende Mini-PCs

Mini-PCs sind gerade für Zuhause eine komfortable Alternative zu großen Tower-Rechnern, da sie nur sehr wenig Platz einnehmen. Sie lassen sich locker auf dem Schreibtisch platzieren und bieten dennoch genügend Rechenleistung für alle gängigen Anwendungen. 

Notebooks

Nicht ganz so komfortabel, aber im Notfall auch ausreichend ist das klassische Notebook. Wer allerdings viel und ausschließlich mit einem Notebook arbeitet, sollte auf eine ausreichend große Displaydiagonale und Bildqualität achten. Extrem kompakte Ultrabooks und Tablets eignen sich für längeres, produktives Arbeiten eher bedingt. Besser sind Modelle ab ab 15 Zoll.

HP Pavilion 14-ce3010ng (8BN54EA#ABD)
Core i5 1035G1 / 1 GHz Win 10 Home 64-Bit 8 GB RAM 256 GB SSD (16 GB SSD-Cache) 35.6 cm (14") IPS 1920 x 1080 (Full HD)
684,66 € inkl.  MwSt. Versandkostenfrei Lieferzeit 3-6 Werktage

Mit einer Dockingstation die Konnektivität des Notebooks erweitern

Mithilfe einer passenden Dockingstation lässt sich das Notebook um wichtige Schnittstellen erweitern und damit quasi in einen stationären Desktop-PC verwandeln. Auf diese Weise müssen Sie Ihren Laptop lediglich in die Docking-Station einsetzen und schon ist er mit wichtigen Geräten wie Monitor, Drucker oder Scanner verbunden. 

HP USB-C Dock G5 Docking Station (5TW10AA#ABB)
USB-C GigE 100 Watt EU für EliteBook 735 G6, 745 G6; EliteBook x360; Mobile Thin Client mt45; ProBook 640 G5, 650 G5
147,54 € inkl.  MwSt. Versandkostenfrei Sofort lieferbar (auf Lager)
HP Thunderbolt Dock G2 (2UK37AA#ABB)
Docking Station 10Mb LAN 120 Watt EU für EliteBook 830 G5, 840 G5, 850 G5; ProBook 470 G5, 640 G4, 650 G4; ZBook 14u G5; ZBook x2
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Monitore

Die Kombination aus Monitor und Dockingstation macht aus Ihrem Notebook einen vollwertigen Desktop-PC-Ersatz und bietet Ihnen zugleich äußerst flexible Einsatzmöglichkeiten. 

HP EliteDisplay E243 (1FH47AA#ABB)
LED-Monitor 60.45 cm (23.8") 1920 x 1080 Full HD (1080p) IPS 250 cd/m²
171,81 € inkl.  MwSt. Versandkostenfrei Lieferzeit 3-6 Werktage

Schlechte Internetverbindung daheim?

Nicht immer dringt das WLAN-Signal in alle Ecken der Wohnung oder des Hauses. Mit einem Standard-Router ist der Empfang in der Regel nur in wenigen Zimmern optimal, um produktiv daheim arbeiten zu können. Mit einem Access Point sind Sie flexibler und können auch einmal während des mobilen Arbeitens mit dem Laptop die ersten Sonnenstrahlen auf dem Balkon oder im Garten genießen. Denn der Access Point sorgt dafür, dass alle Bereiche des Hauses mit qualitativ hochwertigem WLAN abgedeckt sind und stellt eine zuverlässige Verbindung zum Firmennetz her.

Kein Internetanschluss zu Hause?

Heutzutage hat nahezu jeder einen Internetanschluss zu Hause. Falls bei einem Mitarbeiter dennoch kein Anschluss vorhanden sein sollte, können LTE-Router eine kurzfristige Alternative darstellen. 

AVM FRITZ!Box 6890 LTE (20002817)
Die FRITZ!Box 6890 LTE von AVM ist der erste Router, der sich sowohl an DSL-Anschlüssen als auch in Mobilfunknetzen einsetzen lässt. Für die Verbindung zum Internet stehen wahlweise ein integriertes 4G-/3G-Modem oder ein ...
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Kommunikation über Grenzen hinweg

Kommunikation ist Grundlage jeder Zusammenarbeit. Hinsichtlich des Kommunikationsweges lässt sich die standortübergreifende Kommunikation in text-, audio- und videobasierte Kommunikation unterteilen. Diese wiederum können in synchrone und asynchrone Kommunikation unterschieden werden. Bei der asynchronen Kommunikation werden zwar Raum und Zeit überwunden, die Anwesenheit von Sender und Empfänger zu selben Zeit ist allerdings nicht zwangsläufig gegeben. Ein typisches Beispiel für einen asynchrone Kommunikationskanal ist die E-Mail.

Textbasierte Kommunikation

E-Mail, Chats & Foren

Die E-Mail war der Wegbereiter der Computerkommunikation und wird schon seit über 30 Jahren versendet. Nahezu jedes Unternehmen nutzt die E-Mail als Informationsträger. Für die standortübergreifende Kommunikation eignen sich allerdings Messenger zur synchronen Kommunikation oftmals besser, vor allem, wenn eine schnelle Antwort nötig ist. Hier wird in der Regel vorausgesetzt, dass der Empfänger die Nachricht sofort erhält und auch zeitnah antwortet. Darüber hinaus können auch interne Fach-Foren und Wiki’s die Zusammenarbeit fördern.

Wozu einen Business Messenger?

Ein Instant Business Messenger fördert eine schnelle Kommunikation und damit den Workflow im Unternehmen. Anstatt auf die Antwort einer versendeten E-Mail zu warten oder die betroffenen Kollegen extra im Büro aufzusuchen, können Fragen viel schneller in Echtzeit geklärt werden. Hierfür sollte der Messenger Einzel- sowie Gruppenchats unterstützen, was zum gängigen Standard gehört. Weitere nützliche Funktionen sind Videochat und Screen-Sharing (Teilen der eigenen Bildschirminhalte). Der Chat sollte dabei möglichst auf allen Geräten (PC, Notebook, Tablet, Smartphone) genutzt werden können und aktuelle Enterprise-Sicherheitsrichtlinien erfüllen können. Zu den bekannten Business Chats zählen Slack, HipChat, Stride, Microsoft Team, Flowdock oder Skype for Business.

Social Intranet

Ein mächtiges Werkzeug, um Kommunikation und Transparenz zu erhöhen, sind Social Intranets. Im Gegensatz zum herkömmlichen Intranet verläuft die Kommunikation nicht unidirektional. Das bedeutet, dass Informationen nicht ausschließlich über eine feste Redaktion bereitgestellt werden, sondern von den einzelnen Benutzern selbst erstellt werden. Jeder kann sich einbringen. Das Social Intranet sollte dabei ortsunabhängig und von allen Geräten gleichermaßen abgerufen werden können. Der Vorteil vom sozialen Intranet sind unter anderem die Reduktion von internem E-Mail-Verkehr, die hohe Interaktivität und Akzeptanz der Benutzer, die Bündelung von Wissen, Förderung des Zusammenhalts sowie die Schaffung einer offenen Unternehmenskultur. Zu den bekannten Social Intranet Plattformen zählen Slakfield, Beekeeper, Brix 24, Chatter, Communote, Just Social oder Coyo.

Audiokonferenzsysteme & Headsets

Die rein textbasierte Kommunikation ist unzureichend und kann schnell zu Missverständnissen führen. Konferenz-Telefonanlage bieten eine einfache und günstige Möglichkeit, um eine standortübergreifende Konferenz zu realisieren. Trotz räumlicher Distanz können Sie so alle Teilnehmer miteinander kommunizieren, als wären sie direkt vor Ort. Eine integrierte Freisprechanlage sowie ein qualitativ hochwertiges 360 Grad Mikrofone ermöglichen eine einwandfreie Kommunikation in beide Richtungen.

Eine effiziente standortübergreifende Kommunikation basiert auf der Nutzung mehrerer unterschiedlicher Kanäle. Während in vielen Situationen eine knappe Nachricht per Messenger völlig ausreicht, ist bei einer Besprechung die Videokonferenz in der Regel Pflicht. Durch den planvollen Einsatz moderner Kommunikationstechnik und der passenden Infrastruktur ist das vernetzte Arbeiten heute so einfach wie nie zuvor.

Videokonferenzsysteme & Webcams 

Audiokonferenzsysteme bieten einen entscheidenden Nachteil: nonverbale Kontextinformationen wie Mimik und Gestik gehen dabei komplett verloren. Mit einem Videokonferenzsystem haben Sie Ihren Gesprächspartner hingegen stets im Blick und wissen immer genau, wer gerade spricht. Einfach Videokonferenzen lassen sich problemlose via Smartphone, Laptop oder PC durchführen. 

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Software-Tools für Videokonferenzen

Im Web findet sich inzwischen eine breite Palette an Software mit denen Videokonferenzen realisiert werden können. Viele bieten neben der reinen Videotelefonie auch praktische Zusatzfunktion wie Messaging, File Transfer oder Desk Sharing. Neben kostenpflichtigen Versionen für professionelle Anwender stehen auch kostenlosen Alternativen zur Wahl, die gängige Basisfunktionen bieten aber in der Regel auf einen kleineren Teilnehmerkreis beschränkt sind.

Cisco Webex

Einer der Klassiker für Business User ist Cisco Webex. Die kostenpflichtige Websoftware bietet vielfältige Funktion für professionelle Konferenzen. Mit Webex lassen sich Konferenzen in HD-Qualität mit bis zu 100 Teilnehmern realisieren.

Skye (Business)

Die wohl bekannteste Software zur Realisierung von Videochats ist Skype. Skype ermöglicht in der Business-Version Konferenzen mit Smartphone, Tablet, PC und Telefon, an denen bis zu 250 Personen teilnehmen können. Zu den weiteren Features gehören Dokumenterstellung in Echtzeit, Desktop- und Anwendungsfreigabe sowie PowerPoint-Präsentationen.

Google Hangouts und Google Meet

Für die Nutzung von Google Hangouts ist ein Google Konto Voraussetzung. Wer über ein solches Konto verfügt, kann die Dienste von Google Hangouts kostenlos in Anspruch nehmen. In dieser kostenlosen Basisvariante ist die Anzahl der Teilnehmer allerdings auf 10 Personen begrenzt, was für viele kleinere Meetings häufig aber ausreicht. Darüber hinaus kann der eigene Bildschirm geteilt werden, Google Drive eingebunden und Sofortnachrichten verschickt werden. Die Business-Version Google Meet ist in unterschiedlichen Ausführung erhältlich und ermöglicht Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern.

Amazon Chime

Gebühren fallen bei Amazon Chime lediglich für die Nutzung an, der Dienst in der Basisversion ist kostenlos. Innerhalb von 30 Tagen kann man alle Funktionen der Pro Variante testen. Mit Amazon Chime können bis zu 16 Teilnehmer auf Desktops und bis zu 8 Teilnehmer auf mobilen Geräten teilnehmen und in HD Qualität miteinander kommunizieren. Amazon betont aufgrund der Einbindung über Amazon Web Services (AWS) den hohen Sicherheitsstandard von Chime.

Zoom 

Zoom bietet Enterprise-Videokonferenzen mit Instant-Messaging und Content-Sharing. Bei Meetings kann der Moderator entscheiden, welche Bildschirminhalte seines PCs er mit den Teilnehmern teilen möchte. 

Zu den weiteren bekannten Tools für Videokonferenzlösungen gehören: Telekom iMeet, Citrix GoToMeeting, Mikogo oder das englischsprachige AnyMeet.

Cloud Lösungen

Zentrales Element beim standortübergreifenden Arbeiten sind Cloud-Speicher-Lösungen. Sie ermöglichen den einfachen, schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf Anwendungen und Dateien – völlig egal von wo und mit welchem Endgerät. An Cloud-Speicher für Unternehmen müssen jedoch erweiterte Anforderungen gestellt werden als an Cloud-Speicher für den Privatnutzer. Neben erhöhten Standards bei Datenschutz/Sicherheit & Verschlüsselung spielen vor allem auch Synchronisation, Speicherzugriff und die Reputation des Anbieters eine entscheidende Rolle.

Inzwischen tummeln sich zahlreiche Anbieter am Markt, die mit günstigen Preisen pro Gigabyte/Terabyte Datenkapazität locken. Bei der Auswahl des Anbieters sollte man allerdings genau hinschauen und immer auf Seriosität und Beständigkeit achten. Schließlich geht es um die Unversehrtheit Ihrer Unternehmensdaten. Geht ein Cloud-Speicher-Anbieter beispielsweise Pleite oder offenbaren sich kritische Sicherheitslücken, bekommen Unternehmen große Probleme. Zu den bekannten Anbietern von Business Cloud Speicher zählen unter anderem Dropbox Business, Strato HiDdirve, 1&1 IONOS, Amazon AWS Magenta Cloud, Google Drive für Unternehmen, Microsoft One Drive Business, Box für Unternehmen, DriveOnWeb, Fabasoft Cloud oder SafeSync Business.

Eigener Cloud Speicher

Allerdings ist man bei diesen Cloud-Lösungen letztendlich immer abhängig vom jeweiligen Anbieter und bei hohen Speicherkapazitäten können die Kosten hier schnell unverhältnismäßig ansteigen. Für viele Unternehmen stellt daher ein NAS-Server und Storage-Systeme die bessere Alternative dar. NAS (Network Attached Storage) sind in den unterschiedlichsten Größen und Preisklassen erhältlich. Wichtig bei einem NAS ist unter anderem das integrierte Betriebssystem, welches für die vielen Funktionen eines solchen Netzwerkspeichers verantwortlich ist. Besonders entscheidend bei Storage Systemen ist auch die Skalierbarkeit, also die Möglichkeit, die Speicherkapazität flexibel den Bedürfnissen anpassen zu können.

Fazit: Kommunikationskanäle gezielt kombinieren

Eine effiziente standortübergreifende Kommunikation basiert auf der Nutzung mehrerer unterschiedlicher Kanäle. Während in vielen Situationen eine knappe Nachricht per Messenger völlig ausreicht, ist bei einer Besprechung die Videokonferenz in der Regel Pflicht. Durch den planvollen Einsatz moderner Kommunikationstechnik und der passenden Infrastruktur ist das vernetzte Arbeiten heute so einfach wie nie zuvor.

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