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Weniger Bla Bla, mehr Effizienz und Spaß für Ihre Meetings

Geht es Ihnen auch manchmal so: Sie hechten von Meeting zu Meeting, die Besprechungen verlaufen dabei häufig zäh und zählbare Ergebnisse sind eher Mangelware? Es wird vielmehr häufig um den heißen Brei geredet, anstatt zu zielorientierten Lösungen zu gelangen? Dann läuft vermutlich etwas schief in Ihrer Meetingkultur! Meetings sind ein elementarer Bestandteil der Unternehmenskommunikation, können jedoch – falsch eingesetzt – schnell zum Zeitfresser und Kostentreiber werden. Damit Ihre Meetings nicht zum Zeittotschläger ausarten, erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Besprechungen noch effizienter gestalten können und wie die passende Technik Ihnen dabei behilflich sein kann.

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Kostentreiber Meeting

Laut „The 3M Meeting Network“ verbringen Führungskräfte durchschnittlich 40 bis 50% ihrer Arbeitszeit in Sitzungen. Legen Sie diesen Prozentsatz einmal auf die hohen Lohnkosten der Leistungsträger um – da kommt einiges zusammen… Wäre Ihr Unternehmen also in der Lage, auch nur einen kleinen Teil dieser Zeit aufzufangen, wären die Einsparungen enorm. Doch lediglich die Dauer oder die Häufigkeit der Meetings zu reduzieren wäre hierbei zu kurz gegriffen. Vielmehr geht es darum, Meetings effizienter zu gestalten. Ein produktives Meeting darf ruhig auch einmal länger dauern, schließlich generiert es im Optimalfall einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Was bei vielen Meetings schiefläuft

Der Meeting-Teilnehmer möchte in der Regel das Gefühl haben, einen konstruktiven Beitrag zu leisten und Veränderungen zu bewirken. Wenn der gesamte Ablauf den Mitarbeitern allerdings den Eindruck vermittelt, dass sie ihre Zeit anderswo besser hätten nutzen können, wirken Besprechungen häufig demotivierend. Produktive Besprechungen finden selten aus dem Nichts heraus statt, sie fußen vielmehr auf einer durchdachten Planung und einer professionellen Methodik. Oftmals laufen Besprechungen allerdings alles andere als idealtypisch ab. Unklare sowie unstrukturierte Inhalte, falsch eingeladene Teilnehmer, ermüdende Monologe, fehlende Moderation, mangelndes Zeitmanagement – die Liste der potenziellen Fehler bei Besprechungen ist lang.

Wie Sie es besser machen

Vor dem Meeting

Damit Ihr Meeting zum Erfolg wird, ist einiges an Vorarbeit und Planung zu leisten. Mit einer schnell verschickten Einladung ist es in der Regel nicht getan.

Bedarf analysieren – ist ein Meeting wirklich nötig?

Bevor Sie ein Meeting einberufen, sollten Sie sich immer zuerst die Frage stellen: ist dieses Meeting zu diesem Zeitpunkt überhaupt notwendig und sinnvoll? Haben Sie die Situation wirklich richtig durchdacht? Können Sie Ihre Aufgabe vielleicht sogar ganz alleine lösen? Weder Ihre Kollegen gegenüber noch eine zielgerichtete Recherche oder ein Telefonat konnte Sie weiterbringen? Erst dann sollten Sie eine Besprechung  ansetzen.

Festlegung von klaren Zielen 

Was möchten Sie mit dem Meeting bezwecken? Wollen Sie die Expertenmeinung von Spezialisten einholen? Ist ein offenes Brainstorming geplant? Halten Sie eine Präsentation oder möchten Sie ein Problem lösen? Egal, welche Thematik hinter Ihrem Meeting steckt, Sie sollten sich im Klaren darüber sein, was Sie erreichen möchten. Welches Ergebnis soll am Ende des Meetings feststehen? Formulieren Sie Ihre Ziele ruhig schriftlich aus. Zum Beispiel: „Ziel des Meetings ist es, neue Ideen zu sammeln“ oder „Das Ziel besteht darin, eine Entscheidung in Bezug auf Sachverhalt XY herbeizuführen“. Diese Ziele sollten Sie sich vor, während und nach dem Meeting immer vor Augen halten.

Formulieren einer aussagekräftigen Agenda

Sie sind sich nun sicher, dass Ihr Meeting wirklich notwendig ist und Sie wissen genau, welche Ziele Sie damit verfolgen? Dann ist es jetzt an der Zeit eine aussagekräftige und sinnvoll gegliederte Agenda zu erstellen. Mit der Agenda strukturieren Sie bereits im Vorhinein verbindlich den Ablauf der Besprechung und vermeiden damit Planlosigkeit. Die Agenda sollte den Teilnehmern einen guten Überblick darüber vermitteln, wie das Meeting thematisch und methodisch ablaufen wird. Darüber hinaus sollte jeder Teilnehmer im Bilde über seine eigene Rolle und Aufgaben in Bezug auf das Meeting sein, damit er sich dementsprechend vorbereiten kann. Lieber weniger Themenpunkte gezielt und erfolgreich behandeln, anstatt die Agenda mit Themen zu überladen.

Die richtigen Personen einladen 

Welche Personen Sie zu Ihrem Meeting einladen hängt selbstverständlich maßgeblich von der jeweiligen Thematik. Dennoch ist es manchmal gar nicht so einfach, die ideale Mischung zu finden. Wenn Entscheidungen herbeigeführt werden sollen, müssen Personen mit Entscheidungskompetenz eingeladen werden. Fachliche Anforderungen sind mit Spezialisten abzuklären. Wägen Sie im Vorhinein bewusst ab, welcher Teilnehmer welchen Beitrag zur Problemlösung liefern kann. Laden Sie keine Person ein, die mit der Besprechung eigentlich gar nichts am Hut haben und dementsprechend auch nichts beitragen können.

Meeting

Manchmal kann weniger mehr sein

Achten Sie darüber hinaus auch auf die Größe der Gruppe. Größere Gruppen sind hinsichtlich der vielen unterschiedlichen Charaktere, der Diskussion und Zielfindung wesentlich schwerer zu managen. Meetings ziehen sich hierbei häufig unnötig in die Länge und verursachen überproportional hohe Kosten.

Thema und Inhalt rechtzeitig kommunizieren

Damit sich Ihre Teilnehmer auch angemessen auf das Meeting vorbereiten können, sollten Ihrer Einladung neben einem aussagekräftigen Betreff, auch die Zielsetzung sowie die Agenda enthalten. Darüber hinaus können – falls nötig – weiterführende Informationen und Dokumente bereitgestellt werden. Bestenfalls klären Sie auch in diesem Zug bereits grob vorab die Erwartungshaltung und die Rollenverteilung. Senden Sie Ihre Einladung rechtzeitig mit einer Vorlaufzeit von mehreren Tagen – je nach Komplexität, Dringlichkeit und Wichtigkeit der Besprechung.

Den Moderator bestimmen

Meetings ohne zielführenden Moderation laufen häufig chaotisch ab. Wenn niemand das Wort ergreifen möchte, kommt die Diskussion nur schwer in Gang. Falls Sie also nicht selbst die Rolle des Moderators einnehmen, bitten Sie eine Person, die die erforderliche Methodik beherrscht, Ihr Meeting zu moderieren.

Räumlichkeiten checken

Überprüfen Sie vorab unbedingt, ob Ihr (gebuchter) Besprechungsraum auch wirklich bereit für Ihr Meeting ist. Neben Sauberkeit und Ordnung sollten Sie insbesondere die Technik checken. Denn nichts ist nerviger als der Verlust von wertvoller Meeting-Zeit durch das Einrichten der Technik währen der Besprechung.

Während des Meetings

Die Moderation – mit Methodik das Meeting in die richtige Richtung lenken

Ein guter Moderator leitet die Diskussion mithilfe seiner professionellen Moderationstechnik gezielt und strukturiert in Richtung der gesteckten Zielsetzung. Er fungiert hierbei als unparteiischer Vermittler zwischen den Fronten und achtet stets darauf, dass die Meeting-Regeln einhalten werden. Dabei bremst er Selbstdarstellungen, Rechthaberei, Unsachlichkeit, Angriffe oder das Abschweifen vom Thema gekonnt aus und bezieht alle Teilnehmer gleichberechtigt in die Diskussion mit ein. Im Idealfall macht der Moderator aus Sitzungsteilnehmern Beteiligte. Er hilft der Sitzungsgruppe durch den Einsatz unterschiedlicher Techniken unterstützend bei der Findung von Lösungen. Schlussendlich sorgt er auch dafür, dass die anberaumte Zeit eingehalten.

Meeting

Die Meeting-Regeln – verbindlich für alle Teilnehmer

Damit Meetings effizient und produktiv ablaufen können, sollten sich alle Teilnehmer an einen verbindlichen Meeting-Kodex halten, den jedes Unternehmen individuell vorgibt. Dieser Kodex legt neben dem organisatorischen Rahmen und Ablauf des Meetings vor allem auch Verhaltensregeln fest, an denen sich alle Mitarbeiter orientieren sollen. Diese können zum Beispiel sein:

  • Vorbereitung & Pünktlichkeit
  • Kein Meeting ohne Agenda, Moderator & Protokoll
  • Smartphoneverbot
  • Sachlichkeit und nur konstruktive Kritik‘
  • Ausreden lassen
  • Jede Stimme ist gleichberechtigt
  • Nicht vom Thema abschweifen
  • Einhaltung der angesetzten Zeit

Zum Abschluss das weitere Vorgehen planen

Das Meeting verlief erfreulich und Sie sind zu einem Ergebnis gekommen? Doch wie geht es jetzt weiter? Damit Ihre Ergebnisse nicht im Sand verlaufen klären Sie direkt im Meeting das weitere Vorgehen. Welche Handlungen lassen sich aus den Ergebnissen der Besprechung ableiten? Legen Sie gemeinsam fest, wer welche Aufgaben bis wann erledigt und setzen Sie bei Bedarf gleich ein Folgemeeting an.

Nach dem Meeting

Kritische Selbstreflexion

Aus Fehlern sollte man lernen – das gilt selbstverständlich auch für Meetings. Gehen Sie nach jeder Sitzung kurz in sich und stellen Sie sich Fragen wie:

  • Ist das Meeting so verlaufen, wie ich es mir erhofft habe? Falls nicht: warum?
  • Wurde das Ziel der Besprechung erreicht?
  • Wie war die Stimmung im Team?
  • Sind alle Teilnehmer mit der Lösung zufrieden?
  • Wurde der Zeitplan eingehalten?
  • Welche Probleme sind aufgetreten?

Leiten Sie hieraus Konsequenzen für Ihr nächste Meeting ab und implementieren Sie Ihre Verbesserungsansätze direkt.

Feedback

Meeting

Neben Ihrer kritischen Selbsteinschätzung des Meetings spielt selbstverständlich das Feedback Ihrer Kollegen die entscheidende Rolle. Fragen Sie diese gezielt danach, was womöglich nicht so gut gelaufen ist und bauen Sie sinnvolle Verbesserungsvorschläge direkt beim nächsten Meeting ein. Machen Sie diese Feedback-Runde zur Routine und planen Sie diese fest zum Ende jedes Meetings ein.

Protokoll

Als Organisator sollten Sie sich am besten selbst um das Protokoll kümmern oder eine Person damit beauftragen, die diesen Job fachgerecht übernimmt. Das Protokoll sollte in übersichtlicher Form kurz und prägnant die Ergebnisse des Meetings widerspiegeln.

  • Wer hat alles teilgenommen?
  • Was wurde besprochen?
  • Zu welchem Ergebnis ist man gekommen?
  • Aufgabenverteilung
  • Verantwortlichkeiten, Zeitplan & Ansprechpartner

Sofern es sich nicht um vertrauliche Meetings handelt, kann es sinnvoll sein, das Protokoll für alle Mitarbeiter zugänglich im Intranet zu veröffentlichen. Das schafft Transparenz und macht Entscheidungen für alle nachvollziehbar.

Fazit – gut organisierte Meetings machen mehr Spaß

Besprechungen werden immer wichtiger, insbesondere in Bereichen, die in hohem Maße auf abteilungsübergreifende Teamarbeit angewiesen sind. Im Meeting werden Meinungen ausgetauscht, kreative Lösungsansätze generiert, Entscheidungen vorbereitet und Verantwortlichkeiten geklärt. Im besten Fall findet während eines Meetings ein angeregter, interdisziplinärer Ideenaustausch statt, der zu innovativen Lösungsansätzen führt. Gemeinsam mehr erreichen – dieses Motto trifft auch auf Besprechungen zu. Anstatt der Gedanken einer Person fließen die Ideen und das Know-how aller Teilnehmer ein. Gut organisierte und professionellen durchgeführte Meetings sparen Zeit, Geld, Nerven und Frust. Und machen im Idealfall sogar Spaß.

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